Regulamin udziału w wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie buildingSMART Polska z siedzibą w Warszawie (dalej jako: „Regulamin”)

1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie buildingSMART Polska z siedzibą w Warszawie, wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000771687 (dalej jako: „buildingSMART” lub „Organizator”).
2. Do wydarzeń organizowanych przez buildingSMART zalicza się: seminaria, kongresy, konferencje, szkolenia, eventy, warsztaty, szkolenia on-line, konferencje on-line (dalej jako: „Wydarzenia”).
3. Uczestnikami Wydarzeń mogą być osoby fizyczne, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, pracownicy, osoby współpracujące, wspólnicy, członkowie organów spółek prawa handlowego, prelegenci, którzy spełnią łącznie wszystkie warunki uczestnictwa, o których mowa w dalszych postanowieniach Regulaminu, (dalej jako: „Uczestnicy”).
4. Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część formularza rejestracyjnego w Wydarzeniach oraz obowiązują wszystkich Uczestników.
5. Przesłanie formularza rejestracyjnego i uczestnictwo w Wydarzeniach oznacza akceptację postanowień Regulaminu,  i obowiązek ich przestrzegania, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
6. Uczestnik przed wzięciem udziału w Wydarzeniu zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem.

§ 1 Rejestracja

1. Wydarzenia dzielą się na płatne i bezpłatne, przy czym Wydarzenia o charakterze bezpłatnym oznaczone są na stronie Wydarzenia jako bezpłatne.
2. Zgłoszenie udziału w Wydarzeniu płatnym bądź bezpłatnym następuje poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie wydarzenia oraz wyrażenie zgody na przesyłanie przez Organizatora i Partnerów szkolenia informacji handlowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz akceptację postanowień Regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiednich pól na stronie przeznaczonej do rejestracji.
3. Po pomyślnym ukończeniu rejestracji na Wydarzenie, Uczestnik otrzymuje od Organizatora na adres e-mail podany przy rejestracji potwierdzenie dokonania zgłoszenia. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu przesłania formularza rejestracyjnego należy skontaktować się z Organizatorem pod adresem e-mail: info@buildingsmart.org.pl.
4. Uczestnik dokonując zgłoszenia na Wydarzenie płatne, wyraża zgodę na uiszczenie opłaty za uczestnictwo w kwocie określonej w zakładce danego Wydarzenia.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Wydarzeniu.

§ 2. Opłaty

1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Wydarzeniach jest zamieszczona na stronie Organizatora.
2. Opłatę za udział w Wydarzeniu należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora. Informacje wymaganych o opłatach znajdują się również na stronie Organizatora.
3. Brak uregulowania należności za udział w Wydarzeniu w terminie podanym przez Organizatora na stronie Serwisu Internetowego upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
4. Organizator wystawi fakturę VAT lub paragon fiskalny na potwierdzenie dokonanych wpłat.
5. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Wydarzeniu
6. Koszt udziału w Wydarzeniu, ewentualnego pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
7. Opłata za uczestnictwo dotyczy udziału jednej osoby w Wydarzeniu, chyba że w formularzu rejestracyjnym podano inną informację ofertową.
8. Zarejestrowanie Uczestnika do udziału w Wydarzeniu powoduje powstanie obowiązku zapłaty za udział w ww. Wydarzeniu. Brak udziału Uczestnika w Wydarzeniu nie zwalnia Uczestnika lub podmiotu zgłaszającego z obowiązku dokonania zapłaty. Szczegółowe zasady rezygnacji z udziału w Wydarzeniu i rozliczeń w tym zakresie uregulowane zostały w § 4 Regulaminu.
9. Zwolnienie Uczestnika z opłaty za udział w Wydarzeniu płatnym odbywa się jedynie na podstawie indywidualnych ustaleń Organizatora z Uczestnikiem.

§ 3 Zasady udziału

1. Udział w Wydarzeniach bezpłatnych obejmuje: wstęp na Wydarzenie, dostęp do materiałów konferencyjnych, przerwy kawowe, chyba że formularz rejestracyjny zawiera inne postanowienia w tym zakresie.
2. Udział w Wydarzeniach płatnych obejmuje: wstęp na Wydarzenie, dostęp do materiałów konferencyjnych, przerwy kawowe oraz lunch, chyba że formularz rejestracyjny zawiera inne postanowienia w tym zakresie.
3. Organizator, po uprzednio wyrażonej przez Uczestnika zgodzie na kontakt telefoniczny lub e-mail, może wysyłać na adres e-mail lub numer telefonu Uczestnika powiadomienie o zbliżającym się Wydarzeniu oraz jego kolejnych edycjach.
4. Uczestnik biorąc udział w Wydarzeniu zobowiązany jest do zachowania wysokiej kultury osobistej, a w tym do niewygłaszania wypowiedzi, które mogłyby naruszać godność oraz dobra osobiste Organizatora i innych Uczestników. Zachowanie Uczestnika nie może naruszać postanowień Regulaminu.
5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Wydarzenia. Uczestnik zobowiązuje się przestrzegać autorskich praw majątkowych i osobistych osób trzecich.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego na Wydarzeniu, w tym m.in. nazwę / logo, reklamy, inserty, banery, stand’y, rollup’y, prezentacje, materiały reklamowe.
7. Uczestnik zobowiązuje się przestrzegać zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
8. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy wzięcia udziału w Wydarzeniu przez danego Uczestnika bez podania przyczyny.
9. Organizator ma prawo dokonać zmian w programie Wydarzenia na każdym etapie realizacji. Aktualny plan Wydarzenia zostanie umieszczony na stronie internetowej Wydarzenia, do której odnośnik znajduje się na stronie internetowej Organizatora: www.buildingsmart.org.pl/openbim-poland-2024/ w zakładce danego Wydarzenia.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zmiany w harmonogramie przebiegu Wydarzenia, w tym w szczególności za powstałe opóźnienia względem założeń programu Wydarzenia.
11. Organizator nie odpowiada za niezależne od siebie czynniki losowe mogące mieć wpływ na przebieg lub charakter Wydarzenia.
12. Organizator nie gwarantuje obecności osób wymienionych w programie Wydarzenia jako osoby zaproszone, jak i innych osób, które potwierdziły swoją obecność.
13. Organizator zastrzega sobie prawo wyproszenia z Wydarzenia Uczestnika, który swoim działaniem narusza postanowienia Regulaminu.
14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
15. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem, jak również w miejscach zakwaterowania.

§ 4 Rezygnacja z udziału

1. Rezygnacja z udziału w Wydarzeniu płatnym bądź bezpłatnym wymaga formy pisemnej. Przez zachowanie formy pisemnej rozumie się także przesłanie z adresu e-mail, z którego dokonywane było zgłoszenie na adres e-mail Organizatora, tj. info@buildingsmart.org.pl wiadomości z informacją o rezygnacji danego Uczestnika.
2. Uczestnik może bezpłatnie zrezygnować z udziału w Wydarzeniu płatnym nie później niż na 7 dni roboczych przed planowaną datą Wydarzenia płatnego. Złożenie rezygnacji z niezachowaniem ww. terminu spowoduje obciążenie Uczestnika opłatą w wysokości 20% opłaty za udział w Wydarzeniu określonej w zakładce danego Wydarzenia. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu w dniu Wydarzenia, Uczestnik ponosi 100% opłaty za udział w Wydarzeniu.
3. Organizator zwraca Uczestnikowi wysokość uiszczonej przez niego opłaty za udział Wydarzeniu płatnym w terminie 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez Uczestnika rezygnacji, jeżeli została ona złożona z zachowaniem terminu określonego w § 4 ust. 2 Regulaminu.
4. Niezłożenie przez Uczestnika rezygnacji z udziału w Wydarzeniu i jego jednoczesna nieobecność nie powoduje po stronie Organizatora powstania obowiązku do zwrotu opłaty za udział w Wydarzeniu płatnym.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania danego Wydarzenia w każdym momencie bez podawania przyczyny. W razie odwołania Wydarzenia Organizator na stronie internetowej: www.buildingsmart.org.pl/openbim-poland-2024/  opublikuje informację w tym zakresie oraz prześle ją na adresy e-mail uczestników podane w procesie rejestracji.
6. W razie odwołania Wydarzenia płatnego Organizator, w terminie do 14 dni roboczych liczonych od dnia poinformowania o odwołaniu Wydarzenia, zwróci Uczestnikom, którzy uiścili opłatę za udział w Wydarzeniu, kwotę uiszczoną za udział w Wydarzeniu. Zwrot środków nastąpi przelewem na rachunek bankowy, z którego została uiszczona opłata.

§ 5 Zgoda na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku

1. Zgłoszenie udziału w Wydarzeniu jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na wykonywanie przez Organizatora nagrań i zdjęć z udziałem Uczestników.
2. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na korzystanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością Organizatora.
3. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie.
4. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również roszczeń o wynagrodzenie z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w § 5 ust. 2 Regulaminu.

§ 6 Klauzula informacyjna RODO

1. W związku z realizacją wymogów określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako: „RODO”) Organizator jako administrator danych osobowych Uczestników informuje o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.
2. Administratorem podanych przez Uczestników danych osobowych jest Organizator, tj. Stowarzyszenie buildingSMART Polska z siedzibą w Warszawie (KRS: 0000771687) ul. Domaniewska 32, 02-672 Warszawa.
3. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (dalej jako: „IOD”) Uczestnicy mogą kontaktować się pocztą tradycyjną – adres: Stowarzyszenie buildingSMART Polska z siedzibą w Warszawie (KRS: 0000771687) ul. Domaniewska 32, 02-672 Warszawa, bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej – adres email info@buildingsmart.org.pl.
4. Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania danych przez Administratora, w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą wynikających z RODO.
5. Dane osobowe Uczestników Wydarzeń w zakresie: adresu e-mail, imienia i nazwiska, nazwy i adresu reprezentowanej instytucji, ewentualnie numeru telefonu, jeżeli został podany, wizerunku, rejestrowania obrazu i dźwięku – będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO.
6. Organizator w ramach udzielonej przez Uczestników zgody na rozpowszechnianie wizerunku może przenieść tę zgodę na podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji Wydarzeń, w których Uczestnicy brali udział.
7. Dane osobowe pozyskane są bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą bądź wynikają z formularza rejestracyjnego.
8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach określonych w § 5 ust. 5 Regulaminu, dane osobowe będą przetwarzane przez:
   
   1. Administratora, w tym jego pracowników oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie organizacji Wydarzeń;
   2. nieokreślony krąg odbiorców w związku z utrwalonym wizerunkiem na fotografiach oraz wizerunkiem i głosem utrwalonymi na filmach lub nagraniach z Wydarzeń, a także udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.
9. Wizerunek utrwalony na fotografiach oraz wizerunek i głos utrwalony na filmach lub nagraniach z Wydarzeń, dla celów dokumentowania przebiegu Wydarzeń, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach, a także innych materiałach promocyjnych Organizatora i podmioty z nim współpracujące, będzie przechowywany bez ograniczeń czasowych.
10. Dane identyfikacyjne Uczestników będą przechowywane w systemie rejestracji przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.
11. Uczestnikom przysługuje prawo:
    
    • dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
    • do sprostowania danych osobowych;
    • do usunięcia danych osobowych;
    • do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
    • do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO;
    • do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne i niezbędne do realizacji celów określonych w art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO.
13. Konsekwencją niepodania identyfikacyjnych danych osobowych będzie brak możliwości uczestniczenia w Wydarzeniach organizowanych przez Organizatora.
14. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
15. Wycofanie zgody następuje poprzez skierowanie na adres poczty elektronicznej: info@buildingsmart.org.pl informacji o wycofaniu zgody na  gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych. W tytule należy podać „Wycofanie zgody”.
16. Dane osobowe Uczestników nie będą profilowane ani też nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Zmiana postanowień Regulaminu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W razie nieważności któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe postanowienia nie tracą mocy obowiązującej.
4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
5. Wydarzenie ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Organizatora.
7. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.